Semakin banyak orang yang Anda miliki di kantor Anda, akan semakin mengganggu. Karena tujuan utama dan pengukuran efektivitasnya adalah produktivitas, ini akan menjadi masalah yang cukup besar.

Selain itu, kantor yang tidak efisien cenderung lebih mahal dalam hal pemeliharaan dan waktu henti, yang juga dapat dihindari asalkan Anda menggunakan alat dan praktik yang tepat. Dengan pemikiran tersebut, berikut adalah 5 cara kreatif untuk membuat kantor Anda lebih mudah dikelola.

1. Rutinitas Menghemat Waktu dan Uang

Hal pertama yang harus Anda pahami adalah fakta bahwa rutinitas menghemat waktu dan uang. Ini karena fakta bahwa mereka mudah untuk dijadwalkan dan, setelah beberapa saat, tugas-tugas ini dilakukan, lebih atau kurang, secara otomatis.

Tentu, mereka bisa menjadi membosankan dan berulang, setelah beberapa saat, namun, jika Anda mengaturnya dengan benar, itu tidak akan melelahkan bagi staf Anda. Semakin nyaman staf Anda merasa semakin produktif mereka dan rutinitas adalah tentang menciptakan kenyamanan.

2. Perjelas Tentang Tanggung Jawab Setiap Orang

Sumber masalah dan keributan paling umum di sekitar kantor adalah terkait dengan tugas pendelegasian pekerjaan. Terjadi masalah kecil dan tetap tidak terpecahkan untuk jangka waktu yang lama hanya karena tidak ada orang di tempat kerja Anda yang melihatnya sebagai masalah atau tanggung jawab pribadi mereka.

Inilah mengapa Anda harus tegas, spesifik tetapi juga adil dalam pendelegasian tugas. Masalahnya terletak pada kenyataan bahwa Anda tidak dapat meramalkan semua potensi masalah di sekitar kantor, tetapi dengan perencanaan yang cukup cermat, banyak hal yang dapat dicapai.

3. Lakukan Outsourcing Apapun yang Anda Bisa

Metode selanjutnya untuk menyederhanakan upaya manajemen kantor Anda adalah dengan melakukan outsourcing tugas-tugas ini kepada orang lain. Dua tugas pertama yang harus Anda lakukan outsourcing adalah membersihkan dan memelihara peralatan kantor.

Anda membutuhkan staf Anda untuk fokus pada tugas-tugas penting yang menghasilkan uang seperti manufaktur, penjualan, dan menyediakan layanan penting. Namun, kepada siapa Anda mengalihdayakan pemeliharaan Anda dapat membuat perbedaan besar di kemudian hari.

4. Simpan Catatan

Saat ini, Anda memiliki hak istimewa untuk menyimpan catatan acara, biaya, dan pertunjukan dalam format digital. Artinya A) Anda tidak perlu lagi terlalu mengkhawatirkan ruang penyimpanan dan B) Anda akan memiliki mekanik yang jauh lebih sederhana untuk menemukan apa yang Anda cari daripada sebelumnya.

Ini dapat membantu Anda mengatur jauh lebih baik pada saat Anda perlu terlibat dalam proyek serupa. Misalnya, jika Anda pindah kantor dan mencatat semua tugas dan pengeluaran, lain kali Anda harus pindah, Anda akan dapat membuat rencana yang jauh lebih baik.

5. Umumkan Jadwal Anda Sebelumnya

Terakhir, Anda harus bersikap adil terhadap staf Anda dengan mempublikasikan jadwal Anda sesegera mungkin. Soalnya, ada beberapa tugas yang harus disiapkan staf Anda sebelumnya, jadi memberi mereka pemberitahuan di menit-menit terakhir jelas tidak adil. Selain itu, Anda perlu memahami bahwa kehidupan karyawan Anda tidak selalu berkisar pada pekerjaan dan bahwa jadwal ini dapat mengganggu kehidupan pribadi mereka.

Misalnya, beberapa anggota staf Anda mungkin berniat untuk mengambil cuti beberapa hari dalam periode di mana tim mereka paling membutuhkannya. Kejadian seperti itu tidak terlalu sulit untuk dikelola, tetapi agar ini terjadi, setiap orang perlu mengetahui hal ini sebelumnya.

Kesimpulan

Hal terbaik tentang tugas ini terletak pada kenyataan bahwa Anda tidak pernah benar-benar terburu-buru. Lagi pula, Anda bisa merencanakan ini beberapa hari atau minggu sebelum benar-benar melaksanakannya, yang berarti Anda selalu dapat meningkatkan rencana Anda dengan ide atau konsep menit-menit terakhir yang brilian. Namun, seperti yang kami sarankan di judul, semakin sederhana Anda menyimpan rencana ini, semakin baik.